Reuniones informativas asiáticas: las 10 principales consideraciones al implementar una herramienta de automatización de contratación en AsiaPacífico

Buscar por

Una de las formas clave en que el mercado de tecnología legal en la región de Asia-Pacífico es diferente del resto del mundo es que el enfoque de los departamentos legales internos en Asia (particularmente Hong Kong y Singapur) se inclina fuertemente hacia herramientas tecnológicas que apoyan la contratación. Donde otras jurisdicciones pueden estar enfocadas en la gestión de abogados externos o en la gestión de asuntos, la principal prioridad de los departamentos legales en Asia es controlar sus procesos de contratación. Sin embargo, el estado del mercado de tecnología legal en este punto es que las diferentes soluciones en el mercado no explican adecuadamente en qué se diferencian entre sí. Esto dificulta que los compradores potenciales entiendan las diversas soluciones y encuentren la que mejor se adapte a su organización y su presupuesto. A continuación, se ofrecen algunos consejos prácticos que le ayudarán a pensar en los tipos de funciones que desea, y no desea, tener en una solución de automatización de contratos antes de comenzar a programar demostraciones con proveedores de tecnología.

1. ¿De quién es el papel?

Los contratos comienzan con un primer borrador. Pero una cuestión fundamental a la hora de decidir sobre una herramienta tecnológica es ¿qué parte puede utilizar su plantilla como primer borrador para las negociaciones? Si sus clientes, debido al poder del mercado u otra razón, pueden usar sus propias plantillas como primeros borradores, entonces probablemente lo que necesite sea una herramienta de automatización de flujo de trabajo y generación de contratos. A veces, la contraparte del contrato proporciona el primer borrador del acuerdo y usted está negociando en el papel de otra persona. En este caso, si está buscando herramientas de contratación para ayudar en su revisión y flujo de trabajo, se encuentra en el ámbito de la tecnología basada en inteligencia artificial (IA). En este caso, la IA puede servir como una herramienta de preselección que ayudará a señalar problemas y omisiones en el borrador de la contraparte, lo que puede enfocar a sus abogados y mejorar su tiempo de respuesta. Pero eso solo es posible mediante el uso del procesamiento del lenguaje natural (un subconjunto de la tecnología de inteligencia artificial), y eso suele ser más costoso que una herramienta de automatización de flujo de trabajo sencilla que carece de capacidad de inteligencia artificial.

Los contratos comienzan con un primer borrador.

2. ¿Entrada de datos o duplicación de datos?

Algunas herramientas de automatización de contratación hacen que el usuario (por ejemplo, usted o alguien de su empresa) ingrese manualmente la información requerida para generar un contrato. Sin embargo, la mayor parte (si no toda) de la información que se ingresa en ese primer borrador probablemente ya existe en su organización, en algún lugar. Uno de los beneficios clave de la automatización es que reduce o elimina la entrada de datos manual y repetitiva, que consume mucho tiempo y es propensa a errores humanos.

Después de todo, si ya tiene información básica en algún tipo de formato electrónico (nombres de entidades legales, dirección, información de registro comercial, términos comerciales básicos, etc.), entonces debería ser posible simplemente aprovechar esta información para generar su contrato sin problemas. sin que una persona copie y pegue estos datos. Averiguar qué información ya tiene su organización y dónde existe puede ahorrarle una inmensa cantidad de tiempo al configurar su herramienta de automatización de contratos. También le permite hacer las preguntas importantes sobre la integración y automatización de datos cuando se encuentra en las primeras etapas de revisión de proveedores de tecnología. Saber qué datos tiene y dónde existen garantizará que la herramienta que elija le proporcione la mayor cantidad de automatización posible dentro del ecosistema tecnológico en el que ya está operando.

3. ¿De quién es la aprobación de todos modos?

¿Tiene una matriz compleja de aprobadores internos que deben firmar un contrato antes de que pueda ejecutarse? ¿Depende esta matriz de una combinación de factores que incluyen cosas como el valor total de un contrato, el tema involucrado en el contrato, la duración del contrato, etc.? Una vez que se ha generado un primer borrador, para algunas empresas, el trabajo apenas comienza. La pregunta que debe considerar es si los procesos de aprobación internos también deben ser parte de la plataforma de automatización que está explorando, o si desea sacar su primer borrador de una plataforma tecnológica y volver a la administración de correo electrónico «antigua» para la aprobación. proceso. Algunas tecnologías en el mercado se detienen después de que se genera el primer borrador, mientras que otras continúan mucho más allá de ese momento.

¿Tiene una matriz compleja de aprobadores internos que deben firmar un contrato antes de que pueda ejecutarse?

4. ¿Cómo negociamos este contrato?

La forma en que la mayoría de los abogados aprendieron a negociar un contrato fue enviando borradores de ida y vuelta y comparándolos con una serie de líneas negras y rojas. Para algunas empresas, este enfoque de contratación es necesario porque sus contrapartes se sienten cómodas con este enfoque y son muy resistentes al cambio. Sin embargo, otras empresas que están menos limitadas por «así es como siempre lo hemos hecho», pueden ser capaces de negociar en una plataforma electrónica (piense en algo similar a Google Docs o Microsoft Office 365). Hay muchas ventajas al aprovechar esta tecnología. Por ejemplo, si hay disposiciones que son un área clave de enfoque para el departamento de finanzas, una plataforma de negociación puede garantizar que se notifique automáticamente al departamento cuando se editen esas disposiciones en particular. Una plataforma de negociación también agiliza el proceso de negociación y puede reducir drásticamente el tiempo de ejecución, especialmente cuando las negociaciones se llevan a cabo en diferentes zonas horarias.

5. ¿Independiente o conjunto de acuerdos?

En determinadas circunstancias, un contrato puede ser un documento independiente. Por ejemplo, en ventas o adquisiciones, una sola página puede ser el contacto completo, incluso si no es la relación comercial completa entre las partes contratantes. En otras circunstancias, los contratos pueden interrelacionarse entre sí. Esto puede deberse a que los términos de un memorando de entendimiento (MOU) o carta de intención (LOI) pueden traducirse posteriormente en documentación adicional de la transacción. O puede ser que exista un contrato maestro de servicios al que luego se hace referencia en órdenes de compra o declaraciones de trabajo posteriores (SOW). Algunas plataformas tecnológicas pueden hacer referencias cruzadas de datos de un contrato y usarlos automáticamente para completar documentos posteriores. Sin embargo, no todos los sistemas tienen esta capacidad. Antes de considerar en qué herramienta tecnológica invertir, debe crear una lista completa de las transacciones que desea respaldar con esta herramienta, así como todas las funciones y procesos que finalmente se pueden migrar a esta herramienta.

6. ¿De quién es el contrato de todos modos?

Solo los profesionales del derecho consideran los “contratos” un área. La mayoría de las organizaciones piensan en el objetivo comercial por el que están trabajando en lugar del vehículo legal que están utilizando para lograr ese fin. Los recursos humanos piensan en el empleo, no en los contratos. El desarrollo empresarial piensa en las ventas, no en los contratos. Lo mismo ocurre con las adquisiciones, las instalaciones, etc. Por esta razón, es bastante común que el proceso de contratación sea “propiedad” de numerosas partes interesadas y departamentos de una organización, en lugar de ser propiedad exclusiva y constante del departamento legal. Al considerar una inversión en tecnología, es común interactuar con muchas partes interesadas diversas y generar consenso entre puntos de vista divergentes para comprender todos los requisitos contractuales necesarios. Por lo general, otros departamentos se complacen en dejar que el departamento legal tome la iniciativa en la implementación de la nueva tecnología (¡menos trabajo para ellos!), Pero eso no significa que usted podrá identificar una herramienta que sea adecuada para su propósito sin consultar a todos estos diferentes departamentos.

Solo los profesionales del derecho consideran los “contratos” un área.

7. ¿Es hora de hacer menos leyes?

Un beneficio potencial de las soluciones de contratación automatizada es que el departamento legal puede usarlo como un vehículo para difundir el conocimiento que generalmente solo se posee dentro del departamento legal y hacerlo más accesible para toda la organización, institucionalizando así el conocimiento. Por ejemplo, si su empresa tiene un manual de contratos con disposiciones de reserva y estrategias de negociación aprobadas previamente, existen sistemas de contratación que pueden tener esta información codificada dentro de la plataforma. Esto permite que un empresario participe con confianza en las negociaciones sin retrasar un proceso al requerir que un abogado revise manualmente cada documento y cada cambio. Estas mismas herramientas permiten protocolos de escalamiento y monitoreo para garantizar que el departamento legal mantenga el control y la visibilidad de los riesgos. Sin embargo, este tipo de funcionalidad viene con un precio ligeramente más alto que sus competidores más básicos.

8. ¿Esign o señal húmeda?

Aunque ha llevado algún tiempo, la firma electrónica ahora está bien establecida y es común en América del Norte y Europa. No se puede decir lo mismo de todas las jurisdicciones de Asia-Pacífico. Si bien la firma electrónica es común y está bien aceptada en Australia, es inaceptable en China continental, ya que todavía es una práctica comercial estándar que un contrato debe cortarse en China. En Japón, a pesar de tener un estatuto habilitante para respaldar la firma electrónica, no se usa comúnmente debido a un sesgo de la cultura empresarial a favor de las firmas húmedas. En, hay una ley federal de firma electrónica; sin embargo, hay muchos estados que todavía requieren un contrato en papel con firmas húmedas para el impuesto de timbre y otros fines. En Singapur y Hong Kong, las firmas electrónicas son comúnmente aceptadas, excepto por empresas pequeñas o más tradicionales. Al considerar la contratación de herramientas, algunas tendrán la firma electrónica como parte de su servicio, mientras que otras solo admitirán la firma electrónica a través de la integración con otra plataforma tecnológica (por ejemplo, DocuSign). Pensar en sus necesidades a este respecto puede tener un gran impacto en el precio de las herramientas que considere, así como en la implementación final de la tecnología.

9. Se ha firmado el contrato, ¿y ahora qué?

¿Su organización tiene un sistema de gestión de documentos? ¿Todos los contratos ejecutados se almacenan dentro de ese sistema? Si ese es un requisito comercial, es importante asegurarse de que las plataformas de contratos que considere tengan la capacidad de integrarse de la manera más fluida posible con el sistema de gestión de documentos existente. Idealmente, una vez que el contrato se ha ejecutado en su totalidad, el archivo y almacenamiento del documento debe estar completamente automatizado para evitar errores humanos y maximizar la eficiencia. Sin embargo, esta automatización puede tener un costo. Algunas herramientas de contratación van más allá de la mera formación del contrato e incorporan también características del ciclo de vida del contrato. Por ejemplo, pueden recordar automáticamente a las partes interesadas clave que un contrato está pendiente de renovación, que se ha abierto la ventana para la cancelación o que se acerca una fecha clave de ejecución, etc. Esto puede requerir o no que el documento continúe almacenado. en el sistema que lo generó originalmente y, por lo tanto, las integraciones con soluciones de almacenamiento de documentos pueden reducir la funcionalidad.

10. ¿Contratación en la nube o en el armario?

Las empresas de AsiaPacific han adoptado diferentes enfoques hacia el uso de soluciones basadas en la nube para respaldar sus operaciones legales. Todas las herramientas de tecnología de contratación en el mercado actualmente están disponibles como una solución basada en la nube. Un subconjunto de esos proveedores también ofrecerá una instalación local de su producto. Si su empresa requiere que toda la tecnología se aloje localmente en sus propios servidores IP privados (probablemente ubicados en un armario en el sótano), entonces estará significativamente limitado en las herramientas que puede considerar. Una breve conversación con su departamento de TI antes de salir al mercado puede ahorrarle horas en el futuro.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *