Utilice un marco basado en riesgos para la revisión y negociación de contratos

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HOJA DE TRUCOS

  • Hablarlo. La forma más eficiente de reconocer el riesgo operativo de su organización es hablar con otros, desde el liderazgo hasta los gerentes de proyecto y el personal técnico.
  • Una talla no sirve para todos. Adapte su estrategia de negociación y revisión de contratos a las necesidades y tolerancia al riesgo de cada unidad de negocio.
  • Matriz de riesgo. Una matriz de riesgos debe ser un documento vivo que identifique los riesgos para una mayor discusión, un proceso de aprobación y cualquier excepción esperada.
  • Implementación. Obtener la participación del liderazgo es el primer paso para desarrollar una matriz de riesgo. Una vez desarrollado, el entrenamiento y el uso constante son esenciales.

Te mudas a casa después de trabajar en bufetes de abogados durante años. Durante las primeras revisiones de sus contratos, identifica todos los cambios posibles y les dice a sus equipos de operaciones que cada uno de estos cambios de contrato es «imprescindible». Empieza a escuchar que sus equipos de operaciones no se acercan a usted para revisar los contratos o que están ignorando sus cambios. ¿Te suena familiar esta situación? Instituir un marco basado en el riesgo para la revisión, negociación e implementación de contratos fomentará la confianza con los equipos de operaciones y lo ayudará a ejecutar los proyectos de su empresa de manera más efectiva.

Como abogado interno, a menudo se le pide que desempeñe dos funciones: abogado y empresario. Al negociar un contrato, un marco basado en el riesgo lo ayudará a equilibrar los riesgos legales y comerciales. Debe comprender los riesgos operativos generales que enfrenta su empresa junto con cualquier sensibilidad particular relacionada con el contrato que está revisando, proporcionar comentarios flexibles y generar coherencia en las revisiones de contratos a través de una matriz de riesgos.

Es fundamental comprender los riesgos operativos que enfrenta su organización. La forma más sencilla de hacerlo es conocer a su empresa y a su personal. Habla con tus equipos.

Riesgos operacionales

Es fundamental comprender los riesgos operativos que enfrenta su organización. La forma más sencilla de hacerlo es conocer a su empresa y a su personal. Habla con tus equipos. Hable con el equipo de liderazgo para comprender los riesgos operativos de toda la organización. Hable con los directores de proyecto y el personal técnico para conocer los riesgos operativos específicos del proyecto. Aprenda lo que es práctico para sus equipos de operaciones y trabaje con ellos para desarrollar un contrato que refleje las habilidades y limitaciones del equipo. Tenga en cuenta la tolerancia general al riesgo de la empresa y considere si el contrato para este proyecto sacará a su empresa de su zona de confort para el riesgo.

También es fundamental que un abogado interno comprenda la industria en la que la empresa brinda servicios. Los abogados internos deben considerar unirse a un grupo interno específico de la industria para obtener conocimientos y experiencia adicionales. ACC tiene redes que abordan diferentes áreas de práctica. Cada uno tiene un foro dedicado que permite a los abogados internos discutir los últimos desarrollos.

Retroalimentación flexible

Lo que funciona para un proyecto o una unidad de negocio puede no funcionar para otro. Adaptar su estrategia de revisión y negociación de contratos para satisfacer esas necesidades lo convertirá en un socio valioso para cada unidad de negocio. Si una unidad de negocio tiene poco trabajo, ¿consideraría asumir riesgos que normalmente se considerarían inaceptables? Si una unidad de negocio asume un riesgo adicional, ¿otras áreas se vuelven adversas al riesgo? ¿O aumenta la tolerancia general al riesgo de su organización? El equipo de liderazgo de su empresa puede brindarle orientación sobre estas preguntas.

Su equipo también debe adaptarse a las necesidades cambiantes de la clientela de su empresa. Es posible que se hayan vuelto más sensibles a las demoras en los servicios durante la pandemia y también pueden estar menos dispuestos a comprometerse con el lenguaje del programa en el contrato. Si ese es el caso, ¿cómo se adapta su organización?

Matriz de riesgo

Una matriz de riesgos lo ayudará a brindar retroalimentación consistente a diferentes equipos de operaciones dentro de su organización. Pero una matriz de riesgos no es un documento “muerto”: comprender los riesgos operativos y adaptarse a las necesidades cambiantes conducirá a una matriz de riesgos que sea más flexible y relevante para su empresa.

Una vez que comprenda los riesgos operativos que son de particular interés, identifique las áreas clave para incluir en una matriz de riesgos. Estas áreas clave pueden incluir resaltar las disposiciones contractuales riesgosas para su discusión; el tipo de contrato y tarifa; y consideraciones específicas del proyecto, como la ubicación del desempeño, la reputación del proveedor (buena o mala) y si el alcance de los servicios es razonable.

Los niveles de revisión requeridos dentro de la empresa cambian a medida que aumenta el riesgo. Para un proyecto de bajo riesgo, un gerente de proyecto puede firmar el contrato. Para proyectos de alto riesgo, su liderazgo superior puede optar por notificar a la junta directiva de la empresa.

Si está desarrollando una matriz de riesgo por primera vez, es fundamental obtener la aceptación del uso de una matriz de riesgo para evaluar proyectos. Su equipo de liderazgo debe participar en la creación y revisión de la matriz de riesgos para asegurarse de que satisfaga las necesidades de su organización. Aquí se incluye una muestra de una matriz de riesgo para una empresa de ingeniería profesional que utiliza cuatro categorías de riesgo. Otras organizaciones pueden utilizar un sistema de puntos o un sistema de colores en una matriz de riesgo.

  1. Los administradores de proyectos pueden aprobar modificaciones o cambios de contratos de hasta US $ 200K, siempre que el perfil de riesgo y el porcentaje de margen bruto planificado GM% no se modifiquen con respecto a la línea base original. Se requiere una notificación a «poseer» BUL antes del compromiso.
  2. La categoría más alta alcanzada por cualquier indicador para un compromiso en particular determinará la categoría del compromiso; no se permite la «compensación».
  3. Se revisa y completa la hoja de trabajo de riesgos y contratos.
  4. Se requiere la concurrencia del director de operaciones para cualquier proyecto fuera de EE. UU. Por encima de la categoría 1.
  5. Excepción de estudios / consultoría: un compromiso para realizar servicios en la naturaleza de un estudio con ingresos de hasta US $ 2M, que no incluye ingeniería definitiva, estimaciones o evaluación de la integridad estructural, ni otros riesgos inusuales (es decir, mayor seguridad / protección riesgo, o estudio utilizado para corroborar inversiones o financiamiento de terceros, o para respaldar la obtención de capital en los mercados públicos) puede considerarse Categoría de riesgo 1, aunque puede haber desviaciones de la Hoja de trabajo de riesgos y contratos.
  6. Cualquier Proyecto que no sea de Categoría de Riesgo 1 requiere una reunión de selección previa del proyecto antes de la preparación de la propuesta y con suficiente anticipación a la solicitud de aprobación final del Compromiso de la Administración. Los invitados requeridos son las autoridades de compromiso señaladas
  7. La autoridad se puede delegar del presidente, director de operaciones o un líder de la unidad de negocios a su designado por escrito (se debe presentar una copia de la carta de delegación de autoridad con el vicepresidente de Contratos y Gestión de Riesgos). Las personas que ocupen un cargo más alto que el especificado también tienen autoridad de firma / compromiso.
  8. Para ubicaciones de proyectos internacionales, los datos de OnCall International (OnCall) determinarán la categoría de riesgo en el momento de la revisión / compromiso. El Director de Seguridad / Protección debe tener autoridad de control y concurrencia para la calificación de seguridad de viaje de OnCall de «alta» o «extrema».
  9. Los proyectos que incluyen adquisiciones requieren la concurrencia del Gerente de Adquisiciones, quien es un invitado obligatorio para todas las evaluaciones y será una autoridad concurrente en la solicitud de aprobación final de la gerencia.
  10. Para todas las Unidades de Negocio, con la excepción de HPF (DB) y NST (DF), los servicios profesionales prestados como subcontratista a un contratista principal de construcción o fabricación tendrán como mínimo una Categoría de riesgo 3. Todos los proyectos de DesignBuild, incluido el contratista de DesignBuild , requieren la aprobación del administrador del programa DesignBuild, antes de enviar una propuesta.
  11. Notifique a CSS si es necesario establecer una relación bancaria en el país local.
  12. Todos los acuerdos internacionales serán revisados ​​por un abogado local en el país para garantizar que comprendamos las leyes, la terminología, el contenido y las interpretaciones locales.

Esta muestra de matriz de riesgos se desarrolló y actualizó a lo largo de varios años. El gerente de riesgos y el equipo de liderazgo superior decidieron qué factores de riesgo deberían incluirse. Si cualquier factor de riesgo individual se encuentra en una categoría elevada, todo el proyecto se incluye en la categoría de riesgo elevado y el proceso de revisión y aprobaciones requeridas cambia.

Mientras su empresa se prepara para utilizar una matriz de riesgos, considere la posibilidad de convertirla en multifuncional. Además de identificar los riesgos para una discusión más profunda, incluya quién tiene la autoridad para aprobar el proyecto. Identifique quiénes deben participar en el proceso de aprobación y cuándo deben ponerse al día. Si la organización tiene la intención de que haya una excepción a un factor de riesgo, identifíquelo en la matriz de riesgo.

Implementación de la matriz de riesgos

Una vez que desarrolle una matriz de riesgo con la participación del liderazgo de su empresa, la capacitación y el uso constante son importantes. Su liderazgo superior debe comunicar la adopción de la matriz de riesgos a los gerentes de proyecto, líderes de unidades de negocios y otras personas que necesitan conocer la matriz de riesgos. Solicite a sus líderes superiores que incluyan la matriz de riesgos en la capacitación obligatoria en gestión de proyectos en el futuro. Puede impartir formación sobre el uso de la matriz de riesgos directamente o formar a las personas adecuadas para que enseñen a su personal cómo utilizar esta herramienta.

Mientras su empresa se prepara para utilizar una matriz de riesgos, considere la posibilidad de convertirla en multifuncional. Junto con la identificación de los riesgos para una mayor discusión, incluya quién tiene autoridad para aprobar el proyecto.

También es útil pedirle a un miembro de su equipo de liderazgo que asista a la capacitación brindada a los gerentes de proyecto y otros miembros de los equipos de operaciones que participarán en la utilización de la matriz de riesgos. Él o ella pueden enfatizar la importancia de utilizar la matriz y la expectativa de que los gerentes de proyecto lo hagan. Este no es un entrenamiento único. Recuerde a sus equipos de operaciones sobre la matriz de riesgos en todas las capacitaciones relacionadas con contratos y gestión de proyectos para ayudar a mantenerla fresca en sus mentes.

Matriz de riesgos en acción

El siguiente es un ejemplo de la matriz de riesgos en acción.

La empresa A es una empresa de ingeniería que busca expandir su presencia geográfica. Cuando el equipo de operaciones se sentó a revisar la oportunidad, salió con las siguientes observaciones de la matriz de riesgo:

  1. la expansión es a otro estado dentro de los Estados Unidos y no introduce nueva tecnología ni eleva la complejidad técnica del proyecto;
  2. Los servicios son lo que la empresa considera servicios de arquitectura e ingeniería “tradicionales”;
  3. El cliente es nuevo en la empresa. Sobre la base de conversaciones informales con ingenieros de otras empresas, puede resultar difícil trabajar con el cliente y se ha negado a pagar a otras empresas de ingeniería por cuestiones menores;
  4. El alcance anticipado de los servicios es claro, con un cronograma que el equipo de operaciones se siente cómodo de poder cumplir;
  5. El equipo examinó el historial financiero del cliente y no ve nada negativo o alarmante; y
  6. El contrato cumple con las disposiciones contractuales obligatorias de la empresa de ingeniería, incluida una exención de daños emergentes.

Debido a que el cliente tiene la reputación de tratar con dureza a sus consultores, el equipo de operaciones designa la expansión potencial como una Categoría de riesgo 3. El equipo notifica al líder de su unidad de negocios para que las personas adecuadas puedan revisar el proyecto y opinar si seguirlo. . Todas las personas requeridas asisten a una sesión informativa dirigida por el equipo de operaciones. El director de operaciones de la compañía sondea la sala. Después de una animada discusión sobre el desempeño y los contratos, el equipo de operaciones recibe el visto bueno para continuar con el trabajo. El equipo de operaciones tiene la tarea de desarrollar un plan que mitigue el riesgo de trabajar con un cliente difícil y el proyecto avanza.

Conclusión

El resultado final al desarrollar una matriz de riesgos y llevar a su organización hacia un marco basado en el riesgo para la negociación de contratos es encontrar lo que funciona para su situación. Úselo con frecuencia y realice mejoras con el tiempo. A medida que cambien las necesidades, su matriz de riesgos debe actualizarse para seguir siendo relevante.

Se pide a los abogados internos que sean tanto abogados como empresarios. El uso efectivo de una matriz de riesgos y demostrar su flexibilidad y razonabilidad le garantizará un asiento en la mesa para conversaciones importantes.

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